Poštna knjiga
Aplikacija je vstopna točka zunanjih dokumentov v poslovni sistem. V aplikaciji se dokument evidentira, po potrebi skenira ter dodeli prejemnikom. V primeru, da dokument potrebuje odobritev oziroma likvidacijo se opredelijo tudi likvidatorji.
Finančni dokumenti (računi, dobropisi…) se na osnovi definiranih pravil avtomatsko knjižijo v davčno knjigo in finančno računovodske aplikacije.
Likvidacije
Aplikacija podpira postopek odobritve oziroma likvidacije dokumentov.
Ti dokumenti so lahko :
- prejeti računi
- naročila blaga in storitev
- zahtevki po odsotnosti (dopusti, izhodi)
- zahtevki za odhod na službeno pot…
V postopku likvidacije ima likvidator vpogled v osnovni dokument, kakor tudi v povezane dokumente (na primer ob likvidaciji računa lahko pogledamo tudi naročilo ali pogodbo na osnovi katere je račun nastal) .
Za posamezen dokument lahko določimo enega ali več likvidatorjev. Likvidatorje lahko določamo ročno ali avtomatsko glede na pravila (pri računu se lahko avtomatsko generirajo likvidatorji, ki so likvidirali naročilo; če znesek računa presega določeno vrednost se lahko kot likvidatorja doda tudi direktorja…).
Vrstni red likvidacij je lahko organiziran hirarhično ali pa je možna neodvisna likvidacija.
Opravljena likvidacija lahko sproži preddefinirano akcijo ali proces (na primer likvidacija prejetega računa sproži njegovo knjiženje in sprostitev za plačilo).
Primer procesa likvidacije dokumenta
Upravljanje z dokumenti (DMS)
Programska oprema omogočala celovito upravljanje z dokumenti. Glavne prednosti za uporabnike so predvsem:
- Enostaven in hiter dostop do arhiviranih dokumentov
- Večja učinkovitost in boljša organizacija dela z dokumenti
- Lažja distribucija dokumentov
- Iskanje dokumentov je omogočeno po različnih ključih oziroma meta podatkih
- Možnost dostopa nepooblaščenih oseb do dokumentov je minimalna
- Dnevno se izvaja varovanje arhiviranih dokumentov
Programska oprema je zgrajena iz naslednjih modulov :
- Modul za delo z dokumenti
- Zajem dokumentov (Skeniranje ali "pripenjanje" dokumentov)
- Vnos meta podatkov
- Pregled povezanih dokumentov
- Iskanje pogodb (iskalni kriteriji se lahko posnamejo)
- Pregledi po meta podatkih so uporabniško nastavljivi
- Administratorski vmesnik
- Klasifikacijski načrt
- Uporabniški profili
- Določanje uporabniških skupin in uporabniških profilov
- Opredelitve pravic in restrikcij (za uporabnike in uporabniške skupine)
- Pregled dostopov do dokumentov (iskanje, pregled, tiskanje, ažuriranje…)
- Modul za obveščanje
Aplikacija lahko uporabnike obvešča o potekih pogodbe, pomembnih datumih itd.
Aplikacija ima tudi vmesnik za enostavno integracijo z drugimi aplikacijami podjetja MIPS. Tako je na primer pri likvidaciji računov možen vpogled v pogodbo, ki je podlaga za ta račun.